Een webinar organiseren is dé manier om jouw kennis persoonlijk, maar laagdrempelig, over te brengen aan je doelgroep. Maar zeker bij een webinar geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Met deze 10 tips maak je van jouw webinar een groot succes.

1. DE TIJD KENT GEEN GENADE

Na het lezen van deze blog zal je inzien dat er bij een webinar organiseren meer komt kijken dan je nu denkt. Het mag dan ook geen verrassing zijn dat je op tijd moet beginnen om een webinar goed voor te bereiden. Afhankelijk van hoeveel tijd je er per week mee bezig bent, is ons advies om toch zeker een 1½ maand  van te voren te beginnen.

Er zit al flink wat werk in alles bedenken en bepalen. Als het plan eenmaal staat, moet alles nog opgetuigd worden. Daar gaan flink wat uurtjes in zitten als je het helemaal netjes wil doen.

Voor het promoten van je webinar moet je echt minimaal 1 week uittrekken, omdat je er anders niet genoeg aandacht aan kan geven. Het is beter om hier nog eerder mee te beginnen, zodat de kans groter is dat je doelgroep nog tijd kan vrijmaken voor jouw webinar.

2. BEPAAL DE DOELGROEP, HET ONDERWERP EN DE DOELSTELLINGEN

Allereerst moet je bepalen voor wie je het webinar gaat organiseren en waar je het over gaat hebben. Je kan het webinar organiseren voor potentiële klanten, bestaande klanten of juist een combinatie hiervan. Het onderwerp hangt natuurlijk helemaal af van het vakgebied van jouw bedrijf, maar ook hier moet je keuzes in maken. Je klanten nemen namelijk niet ál je producten en/of diensten af.

Daarnaast is het belangrijk om vooraf je doelstellingen te formuleren. Doelstellingen formuleren we natuurlijk altijd SMART. Een webinar organiseren omdat iedereen het doet of om nieuwe klanten binnen te hengelen is natuurlijk niet de bedoeling.

3. BEPAAL DE DATUM, TIJD EN DUUR

Zoals bij stap 1 al aangegeven is, is het noodzakelijk om tijdig te beginnen. Hier stem je dan ook je datum op af. Woensdagen en vrijdagen zijn vaak vrije dagen voor parttimers en maandag is voor velen een drukke dag. Wil je jouw publiek het best bereiken? Plan jouw webinar dan op dinsdag of donderdag in.

Qua tijd adviseren wij het webinar niet direct in de ochtend, tijdens de lunch of vlak voor het eind van de werkdag te organiseren. Je wil natuurlijk jouw doelgroep zo optimaal mogelijk van informatie voorzien, dus stem daar het tijdstip op af. Vergeet bij een internationaal webinar de tijdzones ook niet. Om 11:00 uur Nederlandse tijd beginnen, betekent dat jouw doelgroep in de Verenigde Staten nog ligt te slapen. Daarentegen is een webinar om 15:00 uur Nederlandse tijd inplannen ook niet wenselijk voor jouw doelgroep in Azië.

Qua duur is 30 tot 60 minuten de vuistregel. Houdt het kort en focus op de kern van het verhaal. Als het langer duurt, verlies je de aandacht en daalt dus ook de meerwaarde voor jouw publiek. Circa 30-40 minuten spreken en een Q&A-sessie van ongeveer 15 minuten achteraf is in veel gevallen top!

4. KIES DE JUISTE WEBINAR SOFTWARE

Om jouw webinar eruit te laten springen en om echt van meerwaarde voor jouw (potentiële) klanten te zijn, is het kiezen van de juiste software essentieel.

Wij zijn erg te spreken over WebinarGeek, maar ook Zoom werkt erg goed. Probeer er een aantal uit, de meeste bieden namelijk een gratis proefperiode aan. Zo kun je optimaal ervaren met welke software jij jouw deelnemers het beste kan bedienen.

5. CREËER EEN PRESENTATIE OM VAN TE SMULLEN

De presentatie moet aantrekkelijke slides hebben die het verhaal van de sprekers ondersteunen. Afwisselende slides, beperkte hoeveelheid tekst, duidelijke structuur en gebruik van diagrammen, figuren en illustratie zorgen voor betrokken deelnemers.

Achteraf is deze presentatie ook erg waardevol voor de deelnemers, maar het kan zeker lonen om de presentatie die je achteraf stuurt iets aan te vullen met tekst.

6. VOL GAS MET DE PROMOTIE

Je wil natuurlijk zoveel mogelijk waardevolle deelnemers. Afhankelijk van je doelgroep en onderwerp zijn er talloze manieren om jouw webinar te promoten. Denk aan social media, nieuwsbrieven, blog-banners, pop-ups, Google Mijn Bedrijf, e-mailhandtekening en persoonlijk uitnodigen van jouw contacten (e-mailadressen, visitekaartjes, LinkedIn-connecties et cetera). Als je op tijd begint is het alleen maar verstandig om het juist twee keer in een nieuwsbrief te vermelden en ook op social media moet je er meerdere berichten aan wijden. Uiteraard niet drie social media updates op maandag, dinsdag en woensdag. Dan gaat mensen irriteren 😉

Men landt natuurlijk op een goede landingspagina waar hij/zij zich kan aanmelden. Ook een goede bedankpagina mag niet ontbreken. Direct na het aanmelden verstuur je geautomatiseerd een bevestigingsmail met een link naar het webinar en een agenda-uitnodiging. Drie of vier dagen voor het webinar stuur je nog een reminder, dat het bijna zover is. Op de dag zelf of één dag van te voren (afhankelijk van het tijdstip van het webinar) stuur je nog een reminder dat het webinar eraan komt. 

Tip van de redactie! Er zullen altijd inschrijvers zijn die het tijdstip vergeten of verkeerd genoteerd hebben. Stuur 10 minuten voor de start van jouw webinar een e-mail naar alle inschrijvers dat jullie er klaar voor zitten en over 10 minuten gaan beginnen.

 Sommige tools hebben een maximum aantal deelnemers. Als dit er bijvoorbeeld 100 zijn, voorkom dan dat er 50 collega’s gaan meekijken. 

Let op! Van de aanmeldingen verschijnt circa 40 tot 50 procent daadwerkelijk als deelnemer bij je webinar. Middels geautomatiseerde e-mails en agenda-uitnodigingen kun je dit gemakkelijk op minstens 60% krijgen. Steek hier dus voldoende tijd en moeite in!

 Als de door jou gekozen tool 250 deelnemers ondersteund, hoef je bij 250 registraties de aanmeldmogelijkheid niet dicht te gooien. Niet iedereen wordt uiteindelijk een deelnemer en alle extra registraties zijn alleen maar mooi meegenomen, omdat je nu wel mogelijk waardevolle contactgegevens hebt. Tot slot kun je er vergif op innemen dat zodra je het webinar begint er nog inschrijvingen binnenkomen!

7. DE REGIE OVERNEMEN

Een webinar zou je in je eentje kunnen organiseren. We zien wel eens webinars voorbij komen waarbij de spreker met een headset voor de webcam zit. Als wij eerlijk mogen zijn, is dat niet hoe we het graag zien.

Idealiter zijn er twee sprekers, een videograaf en een regisseur. De twee sprekers kunnen twee medewerkers zijn, maar één medewerker en één externe expert is ook erg sterk. De videograaf spreekt natuurlijk voor zich.

Met een goede regisseur kun je met jouw webinar écht het verschil maken. De regisseur vangt de vragen in de publieke en privé chat op en beantwoorden die waar gewenst, filtert op dubbele vragen en speelt de belangrijke vragen door aan de spreker. Een regisseur kan het webinar ook openen en afsluiten en introduceert de sprekers.

8. OEFENING BAART KUNST

Oefen minimaal één keer het hele webinar precies zoals je het webinar ook uiteindelijk zal geven. Dus met alles erop en eraan, zodat je direct doorhebt waar er mogelijk nog wat fout gaat of waar kansen liggen om het te verbeteren. Als je op ‘le moment suprême’ erachter komt dat er toch nog iets niet goed werkt, hoe klein ook, is het al te laat.

9. MAAK HET INTERACTIEF

Interactie, interactie, interactie! We kunnen het niet vaak genoeg zeggen. Er is weinig saaier voor de deelnemers dan 30 tot 45 minuten luisteren naar één spreker. Interactie kun je op heel veel manieren bewerkstelligen. Organiseer polls en stel en beantwoord vragen. Wissel daarnaast af tussen sprekers en wissel qua beeld af tussen de presentatie, de sprekers en presentatie waarbij de spreker klein in beeld is via een inzetje. Dat deelnemers de sprekers kunnen zien, zorgt ervoor dat je hun aandacht vasthoudt. 

Let op! Middels chat kunnen deelnemers vaak vragen stellen. Beantwoord niet alle vragen direct, maar pak er bijvoorbeeld twee belangrijke uit waar iedereen wat aan heeft. Geef aan dat alle andere vragen aan het eind tijdens de Q&A beantwoord worden of desnoods later per mail of telefoon.

10. ZORG VOOR NAZORG

Na afloop van het webinar is het zaak om alle deelnemers de presentatie (in PDF) en een opname van het webinar te sturen. De deelnemers kan je dan bedanken en de aanmelders hebben zo de mogelijkheid om het webinar nog terug te kijken. Maar er is meer mogelijk. Je hebt immers veel tijd in dit webinar gestoken, dus hier moet je ook gebruik van willen maken. Tijd om dus in te zetten op het binnenhalen van leads die de opname van het webinar willen zien.

Via social media en een nieuwsbrief kun je aankondigen dat het webinar een succes was en dat men (na het achterlaten van hun gegevens uiteraard) de presentatie en de opname kunnen ontvangen. Heb je een e-book met een vergelijkbaar of verdiepend onderwerp? Voeg dan een e-mail over dit webinar toe aan de workflow. Het webinar zou perfect op deze doelgroep moeten aansluiten, dus zo kun je hen hele waardevolle content bieden. Zitten er waardevolle leads tussen? Opvolgen met die handel!

BONUSTIP: ZET ALLES VAN TEVOREN KLAAR MET MARKETING AUTOMATION

Als we je nog één tip mogen geven, dan is dat deze: zorg dat je alle processen van tevoren klaarzet – van begin tot eind. Dit gaat je veel tijd schelen. Maar daarvoor heb je een Marketing Automation tool nodig nodig die dat mogelijk maakt. Heb je die nog niet? Lees dan ook zeker eens: 8 tekenen waaruit blijkt dat je echt Marketing Automation nodig hebt.