10 tips voor een onvergetelijk webinar

Home » Lead Generation » 10 tips voor een onvergetelijk webinar

Rogier van der Veen is medeoprichter van Caldera Group en als interim CMO gespecialiseerd in marketing transformaties voor B2B tech en industriële bedrijven. In 24 jaar heeft hij 100+ transformatie-opdrachten geleid en bijgedragen aan honderden miljoenen omzetgroei bij klanten.

Rogier

jul 16, 2020

Een webinar organiseren is dé manier om jouw kennis persoonlijk, maar laagdrempelig, over te brengen aan je doelgroep. Maar zeker bij een webinar geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Met deze 10 tips maak je van jouw webinar een groot succes.

 

1. DE TIJD KENT GEEN GENADE

Na het lezen van deze blog zal je inzien dat er bij een webinar organiseren meer komt kijken dan je nu denkt. Het mag dan ook geen verrassing zijn dat je op tijd moet beginnen om een webinar goed voor te bereiden. Afhankelijk van hoeveel tijd je er per week mee bezig bent, is ons advies om toch zeker een 1½ maand  van te voren te beginnen.

Er zit al flink wat werk in alles bedenken en bepalen. Als het plan eenmaal staat, moet alles nog opgetuigd worden. Daar gaan flink wat uurtjes in zitten als je het helemaal netjes wil doen.

Voor het promoten van je webinar moet je echt minimaal 1 week uittrekken, omdat je er anders niet genoeg aandacht aan kan geven. Het is beter om hier nog eerder mee te beginnen, zodat de kans groter is dat je doelgroep nog tijd kan vrijmaken voor jouw webinar.

 

2. BEPAAL DE DOELGROEP, HET ONDERWERP EN DE DOELSTELLINGEN

Allereerst moet je bepalen voor wie je het webinar gaat organiseren en waar je het over gaat hebben. Je kan het webinar organiseren voor potentiële klanten, bestaande klanten of juist een combinatie hiervan. Het onderwerp hangt natuurlijk helemaal af van het vakgebied van jouw bedrijf, maar ook hier moet je keuzes in maken. Je klanten nemen namelijk niet ál je producten en/of diensten af.

Daarnaast is het belangrijk om vooraf je doelstellingen te formuleren. Doelstellingen formuleren we natuurlijk altijd SMART. Een webinar organiseren omdat iedereen het doet of om nieuwe klanten binnen te hengelen is natuurlijk niet de bedoeling.

 

3. BEPAAL DE DATUM, TIJD EN DUUR

Zoals bij stap 1 al aangegeven is, is het noodzakelijk om tijdig te beginnen. Hier stem je dan ook je datum op af. Woensdagen en vrijdagen zijn vaak vrije dagen voor parttimers en maandag is voor velen een drukke dag. Wil je jouw publiek het best bereiken? Plan jouw webinar dan op dinsdag of donderdag in.

Qua tijd adviseren wij het webinar niet direct in de ochtend, tijdens de lunch of vlak voor het eind van de werkdag te organiseren. Je wil natuurlijk jouw doelgroep zo optimaal mogelijk van informatie voorzien, dus stem daar het tijdstip op af. Vergeet bij een internationaal webinar de tijdzones ook niet. Om 11:00 uur Nederlandse tijd beginnen, betekent dat jouw doelgroep in de Verenigde Staten nog ligt te slapen. Daarentegen is een webinar om 15:00 uur Nederlandse tijd inplannen ook niet wenselijk voor jouw doelgroep in Azië.

Qua duur is 30 tot 60 minuten de vuistregel. Houdt het kort en focus op de kern van het verhaal. Als het langer duurt, verlies je de aandacht en daalt dus ook de meerwaarde voor jouw publiek. Circa 30-40 minuten spreken en een Q&A-sessie van ongeveer 15 minuten achteraf is in veel gevallen top!

 

4. KIES DE JUISTE WEBINAR SOFTWARE

Om jouw webinar eruit te laten springen en om echt van meerwaarde voor jouw (potentiële) klanten te zijn, is het kiezen van de juiste software essentieel.

Wij zijn erg te spreken over WebinarGeek, maar ook Zoom werkt erg goed. Probeer er een aantal uit, de meeste bieden namelijk een gratis proefperiode aan. Zo kun je optimaal ervaren met welke software jij jouw deelnemers het beste kan bedienen.

 

5. CREËER EEN PRESENTATIE OM VAN TE SMULLEN

De presentatie moet aantrekkelijke slides hebben die het verhaal van de sprekers ondersteunen. Afwisselende slides, beperkte hoeveelheid tekst, duidelijke structuur en gebruik van diagrammen, figuren en illustratie zorgen voor betrokken deelnemers.

Achteraf is deze presentatie ook erg waardevol voor de deelnemers, maar het kan zeker lonen om de presentatie die je achteraf stuurt iets aan te vullen met tekst.

 

6. VOL GAS MET DE PROMOTIE

Je wil natuurlijk zoveel mogelijk waardevolle deelnemers. Afhankelijk van je doelgroep en onderwerp zijn er talloze manieren om jouw webinar te promoten. Denk aan social media, nieuwsbrieven, blog-banners, pop-ups, Google Mijn Bedrijf, e-mailhandtekening en persoonlijk uitnodigen van jouw contacten (e-mailadressen, visitekaartjes, LinkedIn-connecties et cetera). Als je op tijd begint is het alleen maar verstandig om het juist twee keer in een nieuwsbrief te vermelden en ook op social media moet je er meerdere berichten aan wijden. Uiteraard niet drie social media updates op maandag, dinsdag en woensdag. Dan gaat mensen irriteren 😉

Men landt natuurlijk op een goede landingspagina waar hij/zij zich kan aanmelden. Ook een goede bedankpagina mag niet ontbreken. Direct na het aanmelden verstuur je geautomatiseerd een bevestigingsmail met een link naar het webinar en een agenda-uitnodiging. Drie of vier dagen voor het webinar stuur je nog een reminder, dat het bijna zover is. Op de dag zelf of één dag van te voren (afhankelijk van het tijdstip van het webinar) stuur je nog een reminder dat het webinar eraan komt. 

 

Tip van de redactie! Er zullen altijd inschrijvers zijn die het tijdstip vergeten of verkeerd genoteerd hebben. Stuur 10 minuten voor de start van jouw webinar een e-mail naar alle inschrijvers dat jullie er klaar voor zitten en over 10 minuten gaan beginnen.

 Sommige tools hebben een maximum aantal deelnemers. Als dit er bijvoorbeeld 100 zijn, voorkom dan dat er 50 collega’s gaan meekijken. 

 

Let op! Van de aanmeldingen verschijnt circa 40 tot 50 procent daadwerkelijk als deelnemer bij je webinar. Middels geautomatiseerde e-mails en agenda-uitnodigingen kun je dit gemakkelijk op minstens 60% krijgen. Steek hier dus voldoende tijd en moeite in!

 Als de door jou gekozen tool 250 deelnemers ondersteund, hoef je bij 250 registraties de aanmeldmogelijkheid niet dicht te gooien. Niet iedereen wordt uiteindelijk een deelnemer en alle extra registraties zijn alleen maar mooi meegenomen, omdat je nu wel mogelijk waardevolle contactgegevens hebt. Tot slot kun je er vergif op innemen dat zodra je het webinar begint er nog inschrijvingen binnenkomen!

 

 

7. DE REGIE OVERNEMEN

Een webinar zou je in je eentje kunnen organiseren. We zien wel eens webinars voorbij komen waarbij de spreker met een headset voor de webcam zit. Als wij eerlijk mogen zijn, is dat niet hoe we het graag zien.

Idealiter zijn er twee sprekers, een videograaf en een regisseur. De twee sprekers kunnen twee medewerkers zijn, maar één medewerker en één externe expert is ook erg sterk. De videograaf spreekt natuurlijk voor zich.

Met een goede regisseur kun je met jouw webinar écht het verschil maken. De regisseur vangt de vragen in de publieke en privé chat op en beantwoorden die waar gewenst, filtert op dubbele vragen en speelt de belangrijke vragen door aan de spreker. Een regisseur kan het webinar ook openen en afsluiten en introduceert de sprekers.

 

8. OEFENING BAART KUNST

Oefen minimaal één keer het hele webinar precies zoals je het webinar ook uiteindelijk zal geven. Dus met alles erop en eraan, zodat je direct doorhebt waar er mogelijk nog wat fout gaat of waar kansen liggen om het te verbeteren. Als je op ‘le moment suprême’ erachter komt dat er toch nog iets niet goed werkt, hoe klein ook, is het al te laat.

 

9. MAAK HET INTERACTIEF

Interactie, interactie, interactie! We kunnen het niet vaak genoeg zeggen. Er is weinig saaier voor de deelnemers dan 30 tot 45 minuten luisteren naar één spreker. Interactie kun je op heel veel manieren bewerkstelligen. Organiseer polls en stel en beantwoord vragen. Wissel daarnaast af tussen sprekers en wissel qua beeld af tussen de presentatie, de sprekers en presentatie waarbij de spreker klein in beeld is via een inzetje. Dat deelnemers de sprekers kunnen zien, zorgt ervoor dat je hun aandacht vasthoudt. 

Let op! Middels chat kunnen deelnemers vaak vragen stellen. Beantwoord niet alle vragen direct, maar pak er bijvoorbeeld twee belangrijke uit waar iedereen wat aan heeft. Geef aan dat alle andere vragen aan het eind tijdens de Q&A beantwoord worden of desnoods later per mail of telefoon.

 

10. ZORG VOOR NAZORG

Na afloop van het webinar is het zaak om alle deelnemers de presentatie (in PDF) en een opname van het webinar te sturen. De deelnemers kan je dan bedanken en de aanmelders hebben zo de mogelijkheid om het webinar nog terug te kijken. Maar er is meer mogelijk. Je hebt immers veel tijd in dit webinar gestoken, dus hier moet je ook gebruik van willen maken. Tijd om dus in te zetten op het binnenhalen van leads die de opname van het webinar willen zien.

Via social media en een nieuwsbrief kun je aankondigen dat het webinar een succes was en dat men (na het achterlaten van hun gegevens uiteraard) de presentatie en de opname kunnen ontvangen. Heb je een e-book met een vergelijkbaar of verdiepend onderwerp? Voeg dan een e-mail over dit webinar toe aan de workflow. Het webinar zou perfect op deze doelgroep moeten aansluiten, dus zo kun je hen hele waardevolle content bieden. Zitten er waardevolle leads tussen? Opvolgen met die handel!

 

BONUSTIP: ZET ALLES VAN TEVOREN KLAAR MET MARKETING AUTOMATION

Als we je nog één tip mogen geven, dan is dat deze: zorg dat je alle processen van tevoren klaarzet – van begin tot eind. Dit gaat je veel tijd schelen. Maar daarvoor heb je een Marketing Automation tool nodig nodig die dat mogelijk maakt. Heb je die nog niet? Lees dan ook zeker eens: 8 tekenen waaruit blijkt dat je echt Marketing Automation nodig hebt.

De 5 fouten die maakbedrijven maken met marketing automation

1. De tool kopen zonder plan of strategie

Het meest voorkomende patroon: iemand hoort van marketing automation op een beurs of bij een branchegenoot, koopt een licentie, en verwacht dat de tool het werk doet. Maar een tool zonder plan of strategie is een machine zonder grondstof. Hij draait, maar er komt niets uit. Voordat je een tool aanschaft, moet je weten: wie zijn je ideale klanten, wat is hun koopproces, en welke content hebben zij nodig om van ‘onbekend’ naar ‘afspraak’ te komen.

2. Generieke content inzetten

‘Ontvang onze nieuwsbrief’ is geen campagne. Maakbedrijven die marketing automation succesvol inzetten, maken content die specifiek is voor hun markt. Niet ‘de 5 trends in B2B marketing’, maar ‘hoe machinebouwers hun offerteproces verkorten van 3 weken naar 3 dagen’. Hoe specifieker, hoe beter het werkt. Jouw prospects willen geen generiek marketingverhaal. Ze willen weten hoe jij hun probleem oplost.

3. Sales niet betrekken

Marketing automation werkt alleen als sales weet wat marketing doet en vice versa. Als marketing leads doorstuurt die sales niet herkent of niet wil opvolgen, heb je geen automation-probleem. Je hebt een alignment-probleem. Definieer samen: wanneer is een lead ‘warm’ genoeg? Wat is een gekwalificeerde afspraak? Hoe snel moet sales opvolgen? Zonder die afspraken wordt automation een eiland.

4. Te veel willen automatiseren in een keer

Begin niet met 15 workflows, 8 e-mailopvolgtrajecten en een volledig lead scoring model. Begin met een ding: de opvolging van beurscontacten. Of de reactivatie van slapende klanten. Bewijs dat het werkt, meet het resultaat, en bouw dan uit. Een simpele workflow die 14 afspraken oplevert is meer waard dan een complex systeem dat niemand begrijpt.

5. Niet meten wat ertoe doet

Open rates en click rates zijn leuk, maar ze betalen geen rekeningen. De enige metrics die ertoe doen voor een maakbedrijf: hoeveel gekwalificeerde afspraken heeft automation opgeleverd, wat is de pipeline-waarde van die afspraken, en hoeveel daarvan is omzet geworden. Als je die drie dingen niet kunt beantwoorden, meet je het verkeerde.

Dat wil ik »

Hoe marketing automation wel werkt voor maakbedrijven: de aanpak

Bij Caldera Group hanteren we een aanpak die specifiek is ontwikkeld voor industriële bedrijven. Geen generiek SaaS-playbook, maar een methode die rekening houdt met lange salescycli, technische producten en beperkte marketingteams.

Stap 1: Contacten activeren, niet bij nul beginnen

De meeste maakbedrijven hebben al honderden contacten in hun systemen. In het CRM, in Outlook, in Excel-bestanden van beurzen. Het probleem is niet dat ze geen contacten hebben. Het probleem is dat niemand er structureel iets mee doet.

Wij beginnen bij die bestaande data. Bij een van onze klanten haalden we 400 beurscontacten uit drie jaar op, waarvan er 340 bruikbaar bleken na opschoning en verrijking. Binnen 90 dagen resulteerde dat in 14 gekwalificeerde afspraken per maand. Niet door nieuwe leads te genereren, maar door bestaande contacten te activeren. Dat is het principe van De Grondstof: verwerkte, bruikbare commerciele grondstof voor de machine die we daarna bouwen.

Stap 2: SharpSpring of vergelijkbaar platform inrichten

Wij werken met SharpSpring (nu Constant Contact Lead Gen & CRM), maar de principes gelden voor elk marketing automation platform. De inrichting omvat: CRM-koppeling, websitetracking, lead scoring op basis van gedrag en profiel, e-mailopvolging voor nurturing, en automatische notificaties naar sales bij warme leads.

Belangrijk: wij richten het platform in. De meeste maakbedrijven hebben geen interne marketing automation specialist, en dat is ook niet nodig. Wij beheren het systeem, jij levert de input.

Stap 3: Eerste campagne live binnen 2 weken

Geen maanden plannen maken. Binnen twee weken na kickoff draait de eerste activatiecampagne. Typisch is dat een reactivatie van slapende contacten of een gestructureerde opvolging van recente beurscontacten. De eerste resultaten (opens, clicks, en vooral: afspraken) zijn zichtbaar binnen 30 dagen.

Stap 4: Meten, optimaliseren, uitbouwen

Na de eerste campagne meten we wat werkt en wat niet. Welke segmenten reageren? Welke content converteert? Welke contacten zijn klaar voor sales? Op basis van die data bouwen we de automation uit: meer segmenten, meer workflows, always-on campagnes die structureel draaien.

Wat kost marketing automation voor een maakbedrijf?

Eerlijk antwoord, want daar houden wij van: het hangt af van je startpunt en je ambitie. Maar hier zijn realistische ranges:

Een marketing automation platform kost tussen de 200 en 600 euro per maand voor een maakbedrijf met 1.000 tot 10.000 contacten. Dat zijn de licentiekosten. Maar de tool alleen doet niets. Je hebt iemand nodig die het inricht, de campagnes bouwt, en de resultaten analyseert.

Bij Caldera Group starten trajecten via De Kickstart op 3.500 euro per maand voor 3 maanden. Dat omvat: data opschoning en activatie, platform-inrichting, eerste campagnes, kwalificatie van warme leads, maken van afspraken en een dashboard met resultaten. De garantie: je eerste gekwalificeerde afspraak binnen 30 dagen.

Na de pilot gaan klanten door met De Groeimachine: een structurele retainer vanaf 3.500 euro per maand, inclusief always-on campagnes, continue optimalisatie, en maandelijkse rapportage. Dat is het punt waarop marketing automation geen project meer is, maar een machine die elke maand draait.

Vergelijk dat met het alternatief: een interne marketingmedewerker aannemen kost onder aan de streep al gauw 5.000 euro per maand aan loonkosten, en dan heb je een persoon die alles zelf moet uitvinden. Geen team, geen playbook, geen systeem.

Dat wil ik »

Marketing automation is niet voor elk maakbedrijf

Eerlijkheid voor alles: marketing automation werkt niet voor iedereen. Het werkt als je voldoet aan drie voorwaarden:

  1. Je hebt data.
    Minimaal 200 contacten in je CRM, of beurslijsten, of Outlook-contacten. Zonder grondstof draait de machine niet.
  2. Je hebt een salesteam dat afspraken kan opvolgen.
    Automation levert warme leads, maar iemand moet ze bellen. Als er geen salescapaciteit is, heeft het geen zin. 
  3. Je bent bereid om 3 tot 6 maanden te investeren.
    De eerste resultaten komen binnen 30 dagen, maar het echte vliegwiel draait na 3 tot 6 maanden. Als je na 4 weken wilt stoppen omdat je ‘nog geen ROI ziet’, is dit niet het juiste model.

Het werkt niet als je minder dan 50 contacten hebt, als je product zo niche is dat er maar 20 potentiele klanten wereldwijd zijn, of als je geen enkel systeem hebt waar contactdata in staat. Dan is persoonlijke acquisitie effectiever dan automation.

Veelgestelde vragen over marketing automation voor maakbedrijven

Welke marketing automation tool is het beste voor maakbedrijven?

 Er is geen ‘beste’ tool. Er is een tool die past bij je budget, je teamgrootte en je technische volwassenheid. Wij werken met SharpSpring vanwege de prijs-kwaliteitverhouding, de CRM-integratie en de flexibiliteit. HubSpot is krachtiger maar duurder. ActiveCampaign is eenvoudiger maar beperkter. De tool is niet het verschil. De strategie erachter wel.

Hoe snel levert marketing automation resultaat op?

 Binnen 30 dagen zijn de eerste afspraken zichtbaar als je begint met bestaande data (slapende klanten, beurscontacten). Het structurele vliegwiel, waar automation consistent afspraken levert zonder handmatig werk, draait na 3 tot 6 maanden.

Hebben wij intern iemand nodig die marketing automation beheert?

 Nee, niet per se. Wij beheren het platform voor je. Wat je wel nodig hebt, is iemand intern die ruwe content kan leveren (bullets, voice memo’s, rough drafts) en die de kwaliteit van leads kan beoordelen. Dat is typisch de salesmanager of commercieel directeur.

Wat is het verschil tussen marketing automation en een CRM?

 Een CRM beheert contactgegevens en verkoopkansen. Marketing automation automatiseert de communicatie met die contacten. Je hebt beide nodig. Een CRM zonder automation is een kaartenbak. Automation zonder CRM is een motor zonder stuurwiel. De beste resultaten komen uit integratie: automation voedt het CRM met warme leads, het CRM geeft feedback over welke leads converteren.

Moeten wij eerst content maken voordat we met automation starten?

 Niet per se. Wij werken met het ‘redigeren en publiceren’ model: de klant levert ruwe input, wij maken het af. Je hoeft geen 20 blogposts klaar te hebben. Je hebt 3 tot 5 goede e-mails nodig, een sterke landingspagina, en een reden om contact op te nemen. Dat is genoeg om te starten. De rest bouwen we gaandeweg.

Wat als wij al een marketing automation tool hebben maar er niets mee doen?

 Dat is de situatie bij meer dan de helft van de maakbedrijven die wij spreken. Ze hebben een tool, maar niemand gebruikt hem. Wij beoordelen de huidige inrichting, herstellen wat kapot is, en zetten het alsnog aan het werk.

De volgende stap

Marketing automation voor maakbedrijven is geen project. Het is een machine. En net als bij elke machine begint het bij grondstof: de data die al in je systemen zit.

Wil je weten hoeveel commercieel potentieel er in jouw CRM, Outlook en beurslijsten ligt? Begin met de Essentie. Binnen 2 weken heb je een opgeschoonde database en een analyse die laat zien hoeveel contacten er klaar zijn voor activatie. Geen rapport, geen advies, maar brandstof voor de machine die we daarna bouwen.

Of wil je direct starten met afspraken? De Kickstart levert je eerste gekwalificeerde afspraak binnen 30 dagen. 

Dat wil ik »
Meer leads genereren? Dat is niet altijd de oplossing

Meer leads genereren? Dat is niet altijd de oplossing

door

Iedereen wil meer leads. Logisch. Je wilt groeien. Je hebt targets. En je salesafdeling is constant op zoek naar nieuwe kansen. Maar meer leads is vaak het verkeerde doel. Sterker nog: in veel gevallen richt je er je hele marketingmachine mee te gronde.Het voelt alsof...

Lees meer