Dé tips om no shows op jouw event te verlagen

En dan is het zover. Jij bent druk geweest met het plannen van een top event. De locatie is mooi, de champagne is ingeschonken, jullie zijn er klaar voor. Maar, tijdens primetime blijft het heel stil. De 100 toezeggingen zijn gereduceerd naar 70 gegadigden die jou vereren met een bezoek. Vervelend, want je hebt wel degelijk kosten gemaakt om iedereen te kunnen ontvangen. Jij bent niet de enige die dit overkomt, feit is dat 10- tot 30% van de toezeggingen, voor welk event dan ook, niet worden nagekomen. Wij hebben besloten ons niet neer te leggen bij dit feit en draaien dit graag om met de volgende tips.

 

De randvoorwaarden

Bij de organisatie van jouw event is het goed om de volgende randvoorwaarden in het achterhoofd te houden.

 

TIP 1. STEL EEN AANTREKKELIJK PROGRAMMA SAMEN

Wat willen bezoekers horen, wat vinden zij interessant, wat is de meerwaarde voor hen om langs te komen? Stel een aantrekkelijk programma samen, zorg voor relevante sprekers met relevante onderwerpen en bied jouw gasten zo een event waar ze bij willen zijn.

 

TIP 2. GEEF WAARDE AAN DE UITNODIGING

Het klinkt misschien gek, maar een event waarvoor een kleine bijdrage is betaald wordt minder snel gecancelled, dan een gratis event. Doordat de genodigde betaald heeft wordt de drempel tot afzeggen hoger gemaakt. Wil je liever geen geld vragen? Zorg er dan voor dat de genodigde beseft dat het hier een speciale uitnodiging betreft.

 

TIP 3. REGEL EEN TOEGANKELIJKE LOCATIE

Wanneer je op zoek gaat naar de perfecte locatie voor jouw event, let dan niet alleen op de uitstraling, maar vooral ook op de ligging. Is er een snelweg in de buurt? Hoe is het gesteld met de parkeergelegenheid? Een gemakkelijk te bereiken locatie verlaagt de drempel voor de gast om te komen.

 

TIP 4. TIMING IS KEY

De agenda van jouw gasten is waarschijnlijk overvol. Zorg ervoor dat zij jouw event kunnen combineren met bijvoorbeeld een lunch of diner. Geef hen daarnaast ook de ruimte om te netwerken. Zo zorg je voor een aantrekkelijke gelegenheid waar gasten twee vliegen in één klap kunnen slaan.

 

Word niet vergeten

Jij wilt niet dat jouw gasten het event vergeten. Daarnaast wil je de drempel tot afzeggen zo laag mogelijk houden. Hoe je dat voor elkaar krijgt? Door in contact te blijven met jouw gasten. Dus voer de contactmomenten, minimaal 5 dagen voor het event, flink op!

• Wees persoonlijk; Door jouw event een gezicht te geven maak je er een persoonlijke aangelegenheid van. Hier verlaag je de  drempel tot afzeggen mee.
• Mail 5 dagen voor het event; Stuur jouw gasten een mailtje met de mededeling dat de voorpret bij jullie al in volle gang is.
• Bel 3 dagen voor het event; Bel jouw gasten op met de vraag of je hen ergens mee kan helpen. Zijn er nog drempels? Kan jij die wegnemen?
• App de dag voor het event; Stuur jouw gasten een ‘ tot morgen’ appje. Zo word jij zeker niet vergeten!

 

Het werkt; 160 inschrijvingen binnen een maand

Voor onze klant 2source4 hebben wij de campagne gevoerd omtrent hun GDPR masterclass. Dankzij de inzet van de juiste kanalen en de juiste boodschap zorgden wij binnen een maand voor 160 inschrijvingen. Daarnaast was de no-show lager dan 3%. Een unicum!
Meer over dit event: https://gdpr.2source4.com/

 

 

Wij regelen jouw event!

Wil jij het event van de eeuw organiseren? Neem dan contact met ons op en ontdek wat wij voor jou kunnen regelen.