11 veel voorkomende marketingwerkzaamheden die geautomatiseerd kunnen worden

Geschreven door Rogier

Strategy Director & Founder

Als marketeer zit je zelden stil! Ontwikkelingen volgen elkaar zo rap op, dat het eigenlijk niet bij te houden is. Daarnaast kent Marketing vele discipline’s die je eigenlijk allemaal moet beheersen. En bovendien staat Sales te verkondigen dat er te weinig leads gegenereerd worden. Kortom, tijd om wat zaken te automatiseren! Je bent namelijk stiekem best veel tijd kwijt aan eenvoudige taken die geautomatiseerd kunnen worden. Heb jij weer tijd voor leuke dingen die nu blijven liggen.

 

1: Lijstjes maken en deze exporteren en importeren

Lijstje vanuit je Marketing Automation tool naar CRM verplaatsen of van je CRM naar e-mailprogramma of webinartool. Welke kant het opgaat is niet relevant in deze en of het nou importeren of exporteren is, doet er ook niet toe. Het punt is dat het onnodige handelingen zijn die jou niet alleen tijd kosten, maar ook foutgevoelig zijn en tot verlies van data leiden. Je gaat immers niet alle (misschien wel tientallen) velden exporteren en importeren, maar alleen de belangrijke. Je houdt er twee databestanden op na met verschillende gegevens. Eeuwig zonde!

Tegenwoordig is nagenoeg alles aan elkaar te knopen, enkele zeldzame uitzonderingen daargelaten. Maak een koppeling tussen beide systemen en zorg dat ze met elkaar communiceren en informatie uitwisselen. Denk bijvoorbeeld aan Zapier als koppelingsmethode. Óf nog beter, werk vanuit één centraal systeem indien mogelijk.

 

2: Rapportages maken

Heb je een nieuw whitepaper gelanceerd via een aantal verschillende kanalen, zowel online als offline? Dan wil je daar ook ongetwijfeld een rapportage van inzichtelijk krijgen! Anders weet je nog niet wat die Marketing-euro’s hebben opgeleverd. Je moet daardoor dus naar alle kanalen kijken om de data bij elkaar te sprokkelen. Niet heel efficiënt natuurlijk en ook een tikkeltje foutgevoelig.

Nu kan je in Analytics wel in één overzicht het aantal klikken en conversies meten, maar dan weet je weer niet of het gekwalificeerde leads zijn. Aan 100 conversies heb je natuurlijk niets als er maar 1 kwalitatief goede lead tussen zit. Dan liever 10 conversies en 6 topleads.

Laat het nou net met Marketing Automation mogelijk zijn om deze informatie allemaal te bundelen. In één overzicht precies inzichtelijk wanneer, hoeveel conversies en qualified leads per kanaal zijn gerealiseerd. Vaak kun je er ook nog verschillende attributiemodellen op los laten, zodat je ook nog kan rapporteren welk kanaal het best heeft bijgedragen.

 

3: Sales Qualified Leads in CRM overtypen

Een scheiding tussen MQL (Marketing Qualified Leads) en SQL (Sales Qualified Leads) qua systemen is niet onoverkomelijk. Marketing werkt in het ene systeem en zodra leads klaar zijn voor Sales worden deze doorgeschoten naar het systeem waar Sales in werkt. Echter, dat doorschieten gaat heel vaak handmatig. Jij zit daar dan de gegevens over te typen van het ene systeem naar het andere. Zonde van jouw tijd! Bouw een functie in waarmee alle gegevens met een trigger (bepaalde leadscore of juist handmatig vinkje) worden doorgezet naar het systeem van Sales. 

 

4: Opvolgmails & automation flows

Het komt nog geregeld voor dat een persoon handmatig een bepaalde link of pdf stuurt na een aanvraag van een prospect. Dat is iets wat je z.s.m. wil automatiseren, want niemand wordt vrolijk van dat werk.

Maar ook het automatisch sturen van een persoonlijk ogende e-mail of van een nieuwsbrief is volledig in te richten. Bekijkt een lead een bepaald aantal specifieke pagina’s? Hoppa, e-mail met een link om een afspraak in te plannen of een link met waardevolle content waar hij of zij -op basis van de bekeken pagina’s- ongetwijfeld in geïnteresseerd is. Of iemand die een paar whitepapers heeft gedownload een link van een webinar sturen waarin er dieper wordt ingegaan op de inhoud van de whitepapers. You name it, het kan allemaal!

5: Interne reminders & follow up

In ieder bedrijf krijgt Sales wel eens te horen dat ze over X weken / maanden / jaren mogen terugbellen om welke reden dan ook. Uiteraard kun je allemaal agenda-uitnodiging maken en op het betreffende moment uit CRM de contactgegevens halen. Maar hoeveel makkelijker zou het zijn als je een korte notitie kan maken waarom je nu niet gelegen belde en direct een nieuwe taak voor jezelf kan aanmaken om nog eens te bellen. En wat nou als Marketing jou automatisch een reminder of notificatie kan sturen om een bepaalde lead na te bellen omdat hij of zij iets nieuws gedownload heeft of een bepaalde lead score heeft bereikt? Het kan echt allemaal geautomatiseerd worden en gaat niet alleen bakken werk schelen, maar ook minder fouten opleveren!

 

6: Externe reminders & follow up

Host je binnenkort een webinar of sta je over een tijdje op de beurs? Dan herken je vast wel het uitnodigen van contacten en leads om hen vervolgens nog één of meerdere reminders te sturen, maar daar moet je dan zelf natuurlijk ook maar net weer aan denken.. Stel nou dat je iets klaar kan zetten dat automatisch een week, twee dagen en twee uur voor de start van het webinar een e-mail verstuurd naar iedereen die zich heeft aangemeld. Zou dat niet geweldig zijn? Dat kan! Uiteraard werkt dit net zo bij beurzen of alle andere denkbare evenementen waar je jouw leads heen wil trekken. Vooraf stel je alles in en vervolgens heb je er geen omkijken meer naar en iedereen krijgt netjes op tijd een reminder, een samenvatting van het event of een mogelijkheid om direct een vervolgafspraak in te plannen.

 

7: Project Management

Binnen jouw bedrijf werken er ongetwijfeld meerdere collega’s aan dezelfde projecten. Hoe handig is het dan als dit een centraal systeem is waarin iedereen werkt? Dus niet een to-do lijstje op post-its of kladblok bij de één, een excel-overzicht bij de ander en een kanban-tool bij de derde.

Tools die dit aanbieden zijn bijvoorbeeld Monday, Trello en Zoho. Met zulke tools kun je precies bijhouden wie waarmee bezig is, wat de status is en wat er al afgerond is. Plan dagelijks, wekelijks of maandelijks herhaalde taken in, zodat je niets meer vergeet. Bovendien kun je oude projecten terughalen waardoor je een jaar later ook nog kan zien hoe jullie het destijds hebben aangepakt.

Nu hoef je niet meer bij je buurman op de post-its te kijken waar hij mee bezig is en kun je vragen van anderen over een project ook beantwoorden als die andere collega er niet is.

 

8: Social Media

In Excel kun je een mooie contentkalender bijhouden of misschien gebruik je daar wel een andere tool voor. Maar wist je dat je al je social updates ook kunt automatiseren? Plan weken vooruit, zodat je niet meer op het moment zelf iets online hoeft te zetten. Voor Facebook kan dit op het platform zelf, maar er zijn talloze tools die dit ook voor LinkedIn, Twitter en Instagram mogelijk maken.

Maar ook social listening behoort tot de opties. Krijg notificaties als bijvoorbeeld concurrenten nieuwe producten lanceren, zonder dat je hun social media kanalen in de gaten hoeft te houden. Of blijf op de hoogte van gebruikers die bepaalde hashtags gebruiken of jouw bedrijf benoemen. Worden er bijvoorbeeld klachten of roddels over jouw bedrijf verspreid op andere pagina’s? Of worden juist relevante meningen gedeeld over jouw bedrijf en product(en)? Dan kun je dat met social listening in de gaten houden.

 

9: Webinars

Tijdens Corona is er explosief meer gebruik gemaakt van webinars. Logisch als je niet bij elkaar mag komen. Via verschillende tools zijn webinars veel laagdrempeliger geworden dan voorheen. De webinars schoten dan ook als paddestoelen uit de grond.

Nadeel van zo’n extra tool is dat je data nog verder versnipperd kan raken. Gevolg is dat je na een webinar een lijstje met deelnemers moet exporteren en die in je CRM moet importeren (zie ook #1). Daarnaast wil je bijvoorbeeld reminders sturen om ervoor te zorgen dat deelnemers je webinar niet vergeten (zie ook #6). Dikke kans dat je na afloop van het webinar de presentatie wil delen en deelnemers wil bedanken, hoe lekker zou het zijn als je dat e-mailtje automatisch kan versturen naar de deelnemers? Wellicht wordt de opname van het webinar na afloop ook wel gebruikt als on-demand webinar, ook daar wil je automatisch alles laten verlopen.

Kortom, hoog tijd dus om Marketing Automation in te zetten om zo de gegevenssynchronisatie te automatiseren, de e-mails en reminders automatisch te versturen en het mogelijk te maken dat men na afloop het webinar on-demand kan bekijken.

 

10: Onderzoeken

Of het nou een marktonderzoek of juist een tevredenheidsonderzoek is voor klanten, medewerkers of leveranciers is, dat maakt niet uit. Je wil de data op een centrale plek en je wil niet voortdurend gegevens exporteren en importeren of een versplinterd klantbeeld (zie ook #1).

Uitkomsten van een klanttevredenheidsonderzoek zijn natuurlijk heel waardevol voor onder andere Sales. Als er dus onderzoeken via Google Forms of Typeform worden ingevuld, dan moeten die gegevens overal heen schieten. Is er geen standaard koppeling, pak dan bijvoorbeeld Zapier er weer bij. Zapier knoopt net zo goed tools aan elkaar als ducttape dat met fysieke dingen doet. Nagenoeg alles is met elkaar te verbinden, dus geen excuses meer!

 

11: Database Management

Een database wil je natuurlijk zo correct en compleet mogelijk hebben. Zo heb je bijvoorbeeld alle contactgegevens van jouw klant in zijn of haar e-mailhandtekening staan, maar die is voor jouw collega niet inzichtelijk. Door het centraal in een database te bewaren, maak je het voor iedereen gemakkelijker.
Ook hier valt een hoop te automatiseren! Bijvoorbeeld met progressieve velden in formulieren, waarmee je bij elk nieuw formulier nét iets meer te weten komt. Autofill of prefilled forms werpen een lagere drempel op voor leads en doordat de helft al ingevuld is, voelt het invullen van een paar andere velden als een kleine moeite.

Uitkomsten van onderzoeken (zie ook #10) kun je automatisch in je database laden, zodat je klantbeeld verder gecomplementeerd wordt.

Heb je Mail Sync al aangezet? Daarmee zie je mailwisselingen tussen de prospects en collega’s. Mocht die collega dan een keer ziek of op vakantie zijn, dan kun je bij de prospect toch zien waarover zij contact hebben gehad.

 

Samengevat:

Er valt een heleboel te automatiseren! Van eenvoudige terugkerende taken tot iets meer complexe werkzaamheden. Het goede nieuws is dat wij jou kunnen helpen om dit op te zetten, zodat jij snel hiervan de vruchten kan plukken en weer met leuke en waardevolle activiteiten aan de slag kan! We gaan graag met je in gesprek over je belangrijkste uitdagingen (of gewoon problemen) en de kansen die er liggen.

Ook interessant