11 veel voorkomende marketingwerkzaamheden die jouw marketeer niet langer hoeft te doen

11 veel voorkomende marketingwerkzaamheden die jouw marketeer niet langer hoeft te doen

Geschreven door Estelle

B2B Marketeer

 Je herkent het ongetwijfeld: je hebt allemaal mooie plannen met je bedrijf, maar de afdelingen -zo ook `Marketing- hebben het te druk. Een poppetje extra is ook niet zomaar geregeld door de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Hierdoor blijven er kansen liggen.

Wat nou als veel voorkomende marketingwerkzaamheden geautomatiseerd kunnen worden? Dan houdt Marketing tijd over voor de plannen waarmee jouw bedrijf kan groeien! Bovendien komt dit de efficiëntie van je bedrijf ten goede en dat smaakt naar meer!

 

1: Interne reminders & follow up

In ieder bedrijf krijgt Sales wel eens te horen dat ze over X weken / maanden / jaren mogen terugbellen om welke reden dan ook. Met een beetje hulp wordt dit teruggekoppeld naar Marketing. Uiteraard kan Marketing of Sales allemaal agenda-uitnodiging maken en op het betreffende moment uit CRM de contactgegevens halen.

Maar hoeveel makkelijker zou het zijn als zij een korte notitie kunnen maken waarom ze toen niet gelegen belden en direct een nieuwe taak voor zichzelf kunnen maken om later terug te bellen. Zodra dat moment dan aanbreekt weten ze direct waar het voorgaande gesprek over ging en wat de lead in de tussentijd nog aan touchpoints `(websitebezoek, e-mails en zo voort) heeft gehad. Of een automatische taak, een aantal dagen na een download of webinar bezoek, om terug te bellen hoe het is bevallen en of de vragen zijn beantwoord?

Los nog van de automatische reminders of notificaties om een bepaalde lead na te bellen omdat hij of zij iets nieuws gedownload heeft of überhaupt de website weer heeft bezocht? Het kan echt allemaal geautomatiseerd worden en gaat dus bakken werk schelen en minder fouten en meer kansen opleveren!

 

2: Externe reminders & follow up

Host je bedrijf binnenkort een webinar of sta je over een tijdje op de beurs? Dan moeten er natuurlijk uitnodigingen verstuurd worden naar contacten en leads. Vervolgens moeten zij een of meerdere reminders ontvangen, maar daar moet Marketing dan zelf natuurlijk ook maar net weer aan denken. Stel nou dat je iets klaar kan zetten dat automatisch een week, twee dagen en twee uur voor de start van het webinar een e-mail verstuurd naar iedereen die zich heeft aangemeld. Zou dat niet geweldig zijn? Dat kan! Uiteraard werkt dit net zo bij beurzen of alle andere denkbare evenementen waar je jouw leads heen wil trekken. Vooraf laat je alles instellen vervolgens heeft niemand er nog naar om te kijken. En je leads krijgen netjes op tijd een bericht.

 

3: Rapportages opstellen

Is de nieuwe maand allang aangebroken en heb je nog geen rapportage over voorgaande maand ontvangen? Of heb je wel een rapportage, maar mis je cijfers en inzichten? Grote kans dat `het Marketing stiekem best veel tijd kost en ze er gewoonweg niet aan toe komen om het (goed) te doen.

Heeft jouw bedrijf een nieuw whitepaper gelanceerd via een aantal verschillende kanalen, zowel online als offline? Dan wil je daar ook ongetwijfeld een rapportage van inzichtelijk krijgen! Anders weet je nog niet wat die Marketing-euro’s hebben opgeleverd.

Marketing moet daardoor naar alle kanalen kijken om de data bij elkaar te sprokkelen. Niet heel efficiënt natuurlijk en ook een tikkeltje foutgevoelig.

In Analytics kan wel in één overzicht het aantal klikken en conversies worden gemeten, maar dan weet je weer niet of het gekwalificeerde leads zijn. Aan 100 conversies heb je natuurlijk niets als er maar 1 gekwalificeerde lead tussen zit. Dan uiteraard liever 10 conversies en 6 gekwalificeerde leads. Helemaal als de kosten per conversie gelijk zijn!

Laat het nou net met Marketing Automation mogelijk zijn om deze informatie allemaal te bundelen in één tool. In een overzicht precies inzichtelijk wanneer, hoeveel conversies en gekwalificeerde leads per kanaal zijn binnengekomen. Vaak zijn er ook nog mogelijkheid om verschillende attributiemodellen erop los te laten, zodat Marketing kan rapporteren welk kanaal het best heeft bijgedragen.

 

4: Het exporteren en importeren van lijsten

 Marketing is gedurende de week diverse keren bezig met het exporteren en importeren van lijstjes. Van het e-mailprogramma of de webinartool naar het CRM bijvoorbeeld. Welke kant het opgaat is niet relevant ien of het nou importeren of exporteren is, doet er ook niet toe. Het punt is dat het onnodige handelingen zijn die jou niet alleen tijd kosten, maar ook foutgevoelig zijn en tot verlies van data leiden. Marketing gaat immers niet alle (misschien wel tientallen) velden exporteren en importeren, maar alleen de belangrijke. Je houdt er twee databestanden op na met verschillende gegevens. Eeuwig zonde!

Tegenwoordig is nagenoeg alles aan elkaar te knopen, enkele zeldzame uitzonderingen daargelaten. Laat een koppeling maken tussen beide systemen en zorg dat ze met elkaar communiceren en informatie uitwisselen. Denk bijvoorbeeld aan Zapier als koppelingsmethode. Zapier knoopt net zo goed tools aan elkaar als ducttape dat met fysieke dingen doet. Nagenoeg alles is met elkaar te verbinden, dus geen excuses meer! Óf nog beter natuurlijk, werk vanuit één centraal systeem indien mogelijk.

5: Het overtypen van leads in CRM

Een scheiding tussen Marketing Qualified Leads (MQL) en Sales Qualified Leads (SQL) qua systemen is niet onoverkomelijk. Marketing werkt in het ene systeem en zodra leads klaar zijn voor Sales worden deze doorgeschoten naar het systeem waar Sales in werkt. Echter, dat doorschieten gaat nog wel eens handmatig. Een ijverige marketeer zit dan de gegevens over te typen van het ene systeem naar het andere. Zonde van zijn of haar tijd! Ook hier liggen fouten op de loer! Een achternaam kan al heel anders klinken als de tussenvoegsel worden vergeten, erg slordig. Weet je bovendien hoeveel manieren er zijn om de achternaam Jansen te schrijven? Met een z of dubbel n bijvoorbeeld. Niet heel chique om dat verkeerd te doen.

Op basis van bepaalde triggers (x aantal website bezoeken, bezoek aan de prijspagina, downloaden van de brochure of een bepaald ebook) kunnen de benodigde gegevens automatisch worden doorgezet naar het systeem van Sales. En dat scheelt veel tijd (en fouten).

 

6: Opvolgmails & automation flows

Het komt nog geregeld voor dat Marketing handmatig een bepaalde link of pdf stuurt na een aanvraag van een prospect. Dat is iets wat je z.s.m. wil automatiseren, want niemand wordt vrolijk van dat werk.

Maar ook het automatisch sturen van een persoonlijk ogende e-mail of van een nieuwsbrief is volledig in te richten. Bekijkt een lead een bepaald aantal specifieke pagina’s? Stuurt het systeem automatisch een
e-mail met een link om een afspraak in te plannen of een link met waardevolle content waar hij -op basis van de bekeken pagina’s- ongetwijfeld in geïnteresseerd is. Of iemand die een paar whitepapers heeft gedownload een link van een webinar sturen waarin er dieper wordt ingegaan op de inhoud van de whitepapers. De mogelijkheden zijn eindeloos.

 

7: Project Management

Binnen jouw bedrijf werken er ongetwijfeld meerdere collega’s aan dezelfde projecten. Hoe handig is het dan als zij dit doen in een centraal systeem waarin iedereen (samen)werkt? Dus niet een to-do lijstje op post-its of kladblok bij de één, een excel-overzicht bij de ander en een kanban-tool bij de derde.

Tools die dit aanbieden zijn bijvoorbeeld Monday, Trello en Zoho. Met zulke tools kun je precies bijhouden wie waarmee bezig is, wat de status is en wat er al afgerond is. Laat ze dagelijks, wekelijks of maandelijks herhaalde taken inplannen, zodat ze niets meer vergeten. Bovendien kunnen jullie oude projecten terughalen waardoor jullie een jaar later ook nog kan zien hoe het destijds is aangepakt.

Nu hoef je niet meer bij je Marketeer op de post-its te kijken waar hij mee bezig is en kun je anderen vragen stellen over een project als die andere collega er niet is.

 

8: Webinars

Tijdens Corona is er explosief meer gebruik gemaakt van webinars. Logisch als je niet bij elkaar mag komen. Via verschillende tools zijn webinars veel laagdrempeliger geworden dan voorheen. De webinars schoten dan ook als paddestoelen uit de grond.

Nadeel van zo’n extra tool is dat je data nog verder versnipperd kan raken. Gevolg is dat Marketing na een webinar een lijstje met deelnemers moet exporteren en die in het CRM moet importeren (zie ook #1). Daarnaast moeten er reminders verstuurd worden om ervoor te zorgen dat deelnemers je webinar niet vergeten (zie ook #6). Bovendien dikke kans dat je na afloop van het webinar de presentatie wil delen en deelnemers wil bedanken; hoe lekker zou het zijn als je die e-mails automatisch kan versturen? Wellicht wordt de opname van het webinar na afloop ook wel gebruikt als on-demand webinar, ook daar wil je automatisch alles laten verlopen.

Kortom, hoog tijd dus om Marketing Automation in te zetten om zo de gegevenssynchronisatie te automatiseren, de e-mails en reminders automatisch te versturen en het mogelijk te maken dat men na afloop het webinar on-demand kan bekijken.

 

9: Social Media

In Excel kan Marketing een mooie contentkalender bijhouden of misschien gebruiken zij daar wel een andere tool voor. Maar wist je dat je al je social updates ook kunt automatiseren? Plan weken vooruit, zodat Marketing niet meer op het moment zelf iets online hoeft te zetten. Voor Facebook kan dit op het platform zelf, maar er zijn talloze tools die dit ook voor LinkedIn, Twitter en Instagram mogelijk maken. Met bijkomend voordeel dat het vanuit één centrale tool gedaan kan worden.

Maar ook social listening behoort tot de opties. Ontvang notificaties als bijvoorbeeld concurrenten nieuwe producten lanceren, zonder dat Marketing hun social media kanalen in de gaten hoeft te houden. Of blijf op de hoogte van gebruikers die bepaalde hashtags gebruiken of jouw bedrijf benoemen. Worden er bijvoorbeeld klachten of roddels over jouw bedrijf verspreid op andere pagina’s? Of worden juist relevante meningen gedeeld over jouw bedrijf en product(en)? Dan kan Marketing dat met social listening eenvoudig in de gaten houden.

 

10: Onderzoeken

Of het nou een marktonderzoek of juist een tevredenheidsonderzoek is voor klanten, medewerkers of leveranciers is, dat maakt niet uit. Je wil alle data op een centrale plek en je wil niet dat Marketing voortdurend gegevens moet exporteren en importeren. Óf nog erger: een versplinterd klantbeeld (zie ook #1).

Uitkomsten van een klanttevredenheidsonderzoek zijn natuurlijk heel waardevol voor onder andere Sales. Het is natuurlijk slordig als Sales belt voor een contractverlenging terwijl de klant twee dagen ervoor de meest slechte beoordeling in een klanttevredenheidsonderzoek heeft gegeven.

Als er dus onderzoeken via Google Forms of Typeform worden ingevuld, dan moeten die gegevens overal heen schieten. Is er geen standaard koppeling, pak dan bijvoorbeeld Zapier er weer bij.

 

11: Database Management

Een database wil je natuurlijk zo correct en compleet mogelijk hebben. Wat je niet wilt is dat de ene medewerker alle gegevens van contactpersonen weet omdat die in een e-mailhandtekening staan, terwijl een andere collega daar geen toegang tot heeft. Door het centraal in een database te bewaren, maak je het voor iedereen gemakkelijker.

Ook hier valt een hoop te automatiseren! Bijvoorbeeld met progressieve velden in formulieren, waarmee je bij elk nieuw formulier nét iets meer te weten komt. Autofill of prefilled forms werpen een lagere drempel op voor leads en doordat de helft al ingevuld is, voelt het invullen van een paar andere velden als een kleine moeite.

Uitkomsten van onderzoeken (zie ook #10) kun je automatisch in je database laden, zodat je klantbeeld verder gecomplementeerd wordt.

Staat Mail Sync al aan? Daarmee zie je mailwisselingen tussen de prospects en collega’s. Mocht die collega dan een keer ziek of op vakantie zijn, dan kun je bij de prospect toch zien waarover zij contact hebben gehad.

 

Er valt dus een hoop te automatiseren! Het goede nieuws is dat wij jou kunnen helpen om dit op te zetten. We komen graag uit de doeken doen hoe Marketing Automation jouw resultaten een enorme boost kan geven.

Ook interessant